AKCIJE I POGODNOSTI

E-POSLOVANJE

SVE ŠTO MORATE ZNATI O ELEKTRONIČKIM RAČUNIMA

E-Poslovanje

Prema definiciji iz zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, elektronički račun ili e-Račun je račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu.

Elektronički račun je dokument potpuno istovjetan papirnom, a uz njega je moguće priložiti različite dokumente: (elektroničke ili skenirane)

  • popratnih dopisa,
  • priloga,
  • obrazaca,
  • ugovora i ostalih dokumenata

koji se prilažu računu kada se šalje u papirnatom obliku.

E-Račun sadrži sve potrebne elemente koje račun treba imati te u sebi sadrži važne podatke za obračun PDV-a sukladno Zakonu o PDV-u u RH. Standardiziran je i struktuirani oblik računa u elektroničkom obliku koji sadrži sve obvezne stavke propisane važećom regulativom, usklađen je s preporučenim standardima te e-Invoice direktivom.

Premda se po zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, e-računom smatraju samo računi poslani u strukturiranom elektroničkom obliku, po ranijim definicijama e-račun može imati svoj strukturirani i nestrukturirani oblik.

Strukturirani oblik e-računa omogućuje primatelju računa automatiziranu i elektroničku obradu. U prijevodu primatelj ne mora ručno unositi podatke sa računa u svoj računovodstveni sustav nego ga može direktno „povući“ u program. Strukturirani formati e-računa mogu biti UBL, OAGIS (XML) itd.

Nestrukturirani oblik e-računa ne može se automatizirano i elektronički obraditi već primatelj mora ručno unijeti podatke iz primljenog računa. Nestrukturirani e-računi su računi poslani u pdf formatu.

Kod računa u elektroničkom obliku nužno je osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa i to od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku. Navedeno je obvezan osigurati porezni obveznik koji obavlja isporuku, kao i porezni obveznik koji prima isporuku.

Izdavatelj računa obvezan je utvrditi na koji će način osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa. To se može ostvariti pomoću elektroničke razmjene podataka (EDI) ili naprednog elektroničkog potpisa ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga. Navedeni primjeri ne ograničavaju primjenu drugih tehnologija ili procedura, ako zadovoljavaju uvjete za osiguranje vjerodostojnosti podrijetla, cjelovitosti sadržaja i čitljivosti računa. Tako npr. poslovna kontrola može biti jednostavna usporedba računa i narudžbe ili uparivanje popratne dokumentacije.

Imajući u vidu sve navedeno, račun koji je poslan u mailu kao privitak u pdf formatu, te kojeg primatelj plaća ili prethodno postoji sporazum izdavatelja i pošiljatelja za takav način slanja računa bi se trebao smatrati valjanim jer su zadovoljenje sve gore navede zakonske odredbe. U ovom slučaju vjerodostojnost se osigurava prethodnim dogovorom dviju strana o slanju računa mailom, cjelovitost sadržaja je osigurana pdf formatom jer ga je nemoguće izmjenjivati, te je ujedno takav i čitljiv. Suglasnost je osigurana plaćanjem predmetnog računa ili prethodnim sporazumom izdavatelja i pošiljatelja za takav način slanja računa.

Omogućava brži put od pošiljatelja do primatelja te bržu i efikasniju obradu ulaznih računa. U odnosu na papirnate račune, e-račun ima mnogo prednosti:

  • znatno smanjeni troškovi isporuke i obrade računa
  • trenutna dostava računa bez mogućnosti gubitka računa na putu doprimatelja
  • automatska priprema naloga za plaćanje kupljenih roba i usluga zbogdirektne povezanosti servisa s Internet bankarstvom banaka s kojimaFina ima ugovorenu suradnju
  • brža naplata
  • kontrola plaćanja
  • mogućnost povezivanja računovodstvenih sustava tvrtke sa sustavom e-Račun u smislu potpune automatizacije procesa fakturiranja
  • smanjenje troškova vezanih uz otklanjanje pogrešaka nastalih ručnim aktivnostima u procesu slanja i zaprimanja računa
  • mogućnost dodavanja priloga računima (narudžbe, ugovori, otpremnice, dopisi, reklamni materijali…)
  • olakšan pristup podacima za plaćanje primateljima računa
  • ugovaranje usluge samo s jednim pružateljem usluga, nema potrebe za bilateralnim ugovorima
  • mogućnost brzog pretraživanja izlaznih i ulaznih računa
  • sigurna e-Arhiva računa i priloga

Iskazane prednosti se mogu podijeliti na one koje su za pošiljatelja (izdavatelja računa) i one koje su za primatelja računa:

Prednost e Računa za pošiljatelja (izdavatelja)

  • brže plaćanje
  • manji troškovi
  • veća produktivnost
  • bolji odnosi s primateljima
  • dodatne mogućnosti financiranja

Prednost e-Računa za primatelja

  • manji troškovi
  • veća točnost
  • brži ciklus obrade podataka i plaćanja
  • efikasnije upravljanje gotovinom
  • smanjenje dupliciranje i kašnjenja plaćanja
  • bolji odnosi s izdavateljima

Kad su u pitanju e-računi valja razdvojiti B2B i B2A razmjenu e-računa.

Laičkim rječnikom rečeno B2B (business to business) razmjena e-računa je razmjena između dva poslovna subjekata u privatnom vlasništvu.

B2A (business to administration) razmjena e-računa je razmjena između privatnog poslovnog subjekta i neke državne organizacije.

Razmjena e-računa B2A je definirana Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi te o ovoj temi više u odjeljku e-Račun U JAVNOJ NABAVI.

Slanje elektroničkih računa može biti direktno ili uz pomoć informacijskih posrednika. U B2B odnosu, e-računi se mogu poslati direktno ili uz pomoć posrednika dok je kod B2A moguće slanje isključivo putem posrednika. U ovom slučaju FINA je zakonom određen centralni informacijski posrednik koji obavlja uslugu zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava čiji je djelokrug definiran posebnim zakonom, odnosno obavlja elektroničku razmjenu računa između izdavatelja e-Računa i javnih naručitelja, u skladu s europskom normom, te na čiju su se centralnu platformu za razmjenu e-Računa dužni povezati poslovni subjekti preko svog informacijskog sustava.

Većina proizvođača poslovnog softvera implementirali su mogućnost slanja i razmjene elektroničkih računa (e-Računa) u svoje sustave i time svojim korisnicima omogućili direktno slanje i primanje e-računa i to potpuno besplatno.

Obzirom da se bliži rok obvezne i masovnije primjene elektroničkih računa, pojačale su se i kampanje ponuđača usluge za razmjenu elektroničkih računa. Neki ponuđači su tu pronašli svoju tržišnu nišu i vrlo agresivno nastupili, a korisnici stječu dojam su oni jedini i obvezan servis za razmjenu elektroničkih računa. Činjenica je da postoje razna rješenja i ponuđači za razmjenu elektroničkih računa. Neke županije i gradovi su razvili vlastiti sustav (Zagrebačka županija, Bjelovarsko-bilogorska županija, Istarska županija, Općina Kamanje, Općina Petrijanec itd…). Izbor informacijskog posrednika za slanje i zaprimanje e-Računa i pratećih isprava za javne naručitelje je ograničen na FINU, koja će ujedno biti centralni informacijski posrednik, dok sektorski i drugi javni naručitelji mogu izabrati bilo kojeg informacijskog posrednika u Hrvatskoj ili iz drugih zemalja članica Europske unije (tu se u pravilu radi o državnim institucijama, ministarstvima, jedinicama lokalne uprave, javnim firmama i ustanovama itd.). Naručitelji koji će moći odabrati različite sustave za razmjenu elektroničkih računa, moći će postavljati i uvjete svojim dobavljačima u vezi prihvata računa, što može dovesti do toga da ćete se morati pretplatiti na više sustava ukoliko ćete željeti surađivati sa njima.

Za sve poslovne subjekte bi bilo logično da e-račune primaju direktno mailom u svoje knjigovodstvene sustave jer tehnički preduvjeti za to već dugo postoje, obzirom da je to jednostavan i besplatan način, a email kao sustav razmjene dokumenata u masovnoj je upotrebi već godinama. Aplikacije koje služe samo za razmjenu (i arhiviranje) e-računa imaju svoju smisao u nekim određenim slučajevima, ali i tada bi sustav prihvata mogao biti preko emaila u aplikaciju, a ne registracijom i plaćanjem naknade, koja je kod nekih pružatelja usluga razmjene računa cjenovno skuplja od slanja klasičnom poštom i iznosi 3-5 kn/kom. Postavlja se pitanje gdje se tu onda ostvaruju spominjane milijarde kuna ušteda i za koga su te uštede (za primatelje ili pošiljatelje)?

Europska norma za semantički podatkovni model osnovnih elemenata elektroničkog računa, odnosno europska norma o elektroničkom izdavanju računa, definira e-Račun kao račun koji je izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu koji omogućuje njegovu automatsku i računalnu obradu. Da bi e-Račun u potpunosti ostvario sve svoje prednosti, treba biti poslan u zaprimljen u strukturiranom elektroničkom formatu.

Izračun uštede za izdavatelja (pošiljatelja)

Prema istraživanju Deutsche Bank iz 2009. godine, uvođenjem e-Računa pošiljatelji mogu uštediti i do 60% u odnosu na klasično slanje računa poštom. Uštede se postižu kod ispisa, pripreme i slanja računa te njegove pohrane a nešto manje sa stajališta podsjetnika za plaćanje te evidencije uplata, upravljanja novcem, doznakama i novčanim pošiljkama. Ispod je tablični prikaz uštede iskazane u eurima po svakom poslanom računu.

 Papirnati račune-Račun
Ušteda 60% u korist e-Računa11,10€4,20€
Ispis, priprema i slanje3,90€0,00€
Podsjetnik i evidencija plaćanja0,50€0,40€
Upravljanje novcem, doznakama i novčanim pošiljkama4,50€3,00€
Pohrana2,20€0,80€

( Izvor: EXPP (The Congress for E-Invoicing & E-Billing), u Munich-u 2010. godine i Deutsche Bank Research 2009 godine

Izračun uštede za primatelja

Prema istom istraživanju Deutsche Bank iz 2009. godine, uvođenjem e-Računa i primatelji mogu uštediti do 60% u odnosu na klasično primanje računa poštom. Značajne uštede se postižu kod zaprimanja, ulazne kodifikacije te pohrane računa a osjetne kod validacije i usporedbe, u upravljanju sporovima te upravljanju isplatama i novcem.

Ispod je tablični prikaz uštede iskazane u eurima po svakom poslanom računu.

 Papirnati račune-Račun
Ušteda 60% u korist e-Računa17,60€6,00€
Zaprimanje1,10€0,00€
Ulazna kodifikacija3,00€0,00€
Validacija i usporedba4,00€1,20€
Upravljanje sporovima2,50€2,00€
Upravljanje isplatama i novcem4,80€2,00€
Pohrana2,20€0,80€

( Izvor: EXPP (The Congress for E-Invoicing & E-Billing), u Munich-u 2010. godine i Deutsche Bank Research 2009 godine

Uštede na e-Računu u javnoj nabavi

Prema izjavi ministra gospodarstva Darka Horvata, s obzirom na volumen ukupne javne nabave, koja iznosi od 44 milijarde kuna, procijenjena ušteda uvođenja e-Računa je više od dvije milijarde kuna. Zakonom će se osigurati uvjeti da naručitelji primaju i obrađuju strukturirane elektroničke račune koji su u skladu s europskom normom o elektroničkom izdavanju računa. Kao prednosti za izdavatelje e-Računa ističu se smanjeni administrativni troškovi pripreme samog računa, ispisa i kuvertiranja računa, uklonjen je trošak poštarine, račun se isporučuje u puno kraćem vremenu i naposljetku se pohranjuje u sigurnu i kontroliranu elektroničku arhivu. Dostupan je 24 sata dnevno za pregledavanje, za revizije i porezni nadzor. Elektroničko fakturiranje potiče bolju produktivnost odnosno učinkovitost korištenja resursa, tako se procijenjene uštede od uvođenja elektroničkog računa u poslovanje kreću od 7 do 20 eura po računu, od čega 80 posto uštede ostvaruje kupac, 20 posto prodavatelj. Europska unija procjenjuje da će se potpunim uvođenjem e-Računa ostvariti uštede od 423 milijarde eura.

Izračun uštede na e-Računima u Republici Hrvatskoj

Slanjem i primanjem te digitalnom pohranom e-Računa ostvaruju se uštede na materijalu (papir, toneri, registratori), uredskom prostoru (nepotrebna arhiva, police i registratori) i utrošenim vremenom (nepotrebno kuvertiranje, odnošenje na poštu i prepisivanje podataka sa računa).

Ispod se nalazi tablica sa kalkulacijom uštede kod slanja e-Računa usporedno sa klasičnim slanje računa poštom koju je procijenila i izradila Fina (Financijska agencija). Kalkulacija je napravljena na razini od 1000 računa mjesečno a u slučaju većeg broja računa uštede su još značajnije.

Količina 1.000 mjesečno

IZDAVANJE RAČUNA

Papirnati računJed. trošak*MjesečnoGodišnjeUkupno
UKUPNO:   391.750
Kuverta0,2525030003000
Papir**0,122402.8802.880
Toner0,51.00012.00012.000
Obična pošta2,82.52030.24030.240
Arhiva*** 1.1009.2309.230
Sati obrade25 min4175.000 
Vrijednost radnog sata****6426.667320.000320.000
Preporučena pošiljka*****121.20014.40014.400
e-RačunJed. trošak*MjesečnoGodišnjeUkupno
UKUPNO:   44.800
Slanje računa1,61.60019.20019.200
Sati obrade elektronički način2 min33400 
Vrijednost radnog sata642.13325.60025.600
IZDAVANJE RAČUNAPapirnati račune-RačunUŠTEDA
 391.75044.800346.950

PRIMANJE RAČUNA

Papirnati računJed. trošak*MjesečnoGodišnjeUkupno
UKUPNO:   461.430
Skeniranje0,353504.2004.200
Arhiva*** 1.1009.2309.230
Sati obrade35 min5837.000 
Vrijednost radnog sata6437.333448.000448.000
e-RačunJed. trošak*MjesečnoGodišnjeUkupno
UKUPNO:   25.600
Sati obrade elektronički način2 min33400 
Vrijednost radnog sata642.13325.60025.600
PRIMANJE RAČUNAPapirnati račune-RačunUŠTEDA
 461.43025.600435.830

* Jedinični trošak se i u klasičnom poslovanju smanjuje u odnosu na količinu

** Pretpostavka da se po računu u prosjeku troši minimalno 2 papira

*** U kalkulaciju ulaze priprema, indeksiranje i validacija, fizička pohrana dokumentacije, mikrofilmiranje i fizička pohrana mikrofilmskih svitaka

**** Prosječna vrijednost radnog sata za SSS

***** Pretpostavka da 10% računa od ukupne količine se šalje preporučenom pošiljkom

Izvor: Fina, www.fina.hr, (https://www.fina.hr/Default.aspx?art=9188&sec=1354)

Europska unija

Pravnu regulativu za e-Račun u svim zemljama članicama Europske unije nadzire EU board, čiji je zadatak ujedno i praćenje daljnjeg razvoja elektroničkog poslovanja.

Dana28. lipnja 2017. Europski odbor za normizaciju (CEN) objavio je europsku normu za elektronički račun i prateće dokumente definirane EU Direktivom 2014/55/EU od 16. travnja 2014. o elektroničkom izdavanju računa.

Direktiva 2014/55/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. godine o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (u daljnjem tekstu „Direktiva 2014/55/EU“) postavlja pravni okvir za donošenje europske norme za semantički model podataka jezgrenih elemenata elektroničkog računa (u daljnjem tekstu „EU norma“).

Direktiva 2014/55/EU utemeljena je na Preporuci europskoga višedioničkog foruma za e-Račun od 1. listopada 2013. godine. Preporuka predviđa tri glavna dijela (sekcije) e-računa:

„Jezgrene sekcije“ koja sadrži osnovne elemente koji su nužni za razmjenu elektroničkih računa između bilo koje vrste dionika. Sastoji se od tzv. „zakonskog“ dijela i „zajedničkog“ dijela. Zakonski dio sadrži elemente zahtijevane Zakonom i EU direktivama o PDV-u te drugim zakonskim propisima koji se odnose na sve račune. Zajednički dio sadrži osnovne, uobičajene informacijske elemente e-Računa koji nisu specifični za pojedinu državu ili ekonomski sektor.

„Sektorske sekcije“ koja sadrži informacijske elemente specifične za pojedini sektor, zajednicu ili vrijednosni lanac.

„Nacionalne sekcije“ koja sadrži informacijske elemente specifične za pojedinu državu, a koji nisu prihvaćeni širom EU-a.

Javni i sektorski naručitelji će, u skladu s Direktivom 2014/55/EU, imati obvezu prihvaćanja elektroničkih računa prema EU normi o e-Računu i sintaksama e-Računa koje EU norma definira. Obvezna primjena odredbi Direktive, odnosno izdavanja/zaprimanja e-Računa u postupcima javne nabave započinje od studenog 2018. godine.

Republika Hrvatska

Pravna podloga e-Računa zasniva se na regulativama i standardima Europske unije. Pravilnik o PDV-u iz 2009.g., NN149/09, je u članku 104 još tada dozvoljavao da račune za robu i usluge koje ne podliježu PDV-u, je moguće razmjenjivati elektroničkim putem. 29. Srpnja 2011. godine objavljene su izmjene u Pravilniku o PDV-u kojima je elektronički račun u potpunosti izjednačen sa računom na papiru. Tom izmjenom Pravilnika otklonjene su zakonske prepreke za slanje elektroničkih računa.

Račun sastavljen na računalu koji sadržava ime i prezime ili drugu prepoznatljivu oznaku osobe ovlaštene za izdavanje računa smatra se knjigovodstvenom ispravom sukladno Zakonu o računovodstvu. Ukoliko je takav račun ispisan i poslan primatelju pošte, smatra se računom po kojem je dopušten odbitak pretporeza sukladno propisima o PDV-u. Račun mora biti izdan u nekom elektroničkom formatu te elektronički arhiviran u skladu s propisima i u zakonom propisanom roku trajanja.

E-računi pravno su usklađeni (regulirani) sa odredbama slijedećih dokumenata:

Posebno su važne odredbe članka 79. (koji propisuje obvezne elemente računa) i članka 80. Zakona o porezu na dodanu vrijednost i članka 161. Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost.

Sukladno članku 80. stavak 1. Zakona o porezu na dodanu vrijednost računom se smatra račun izdan i poslan u elektroničkom obliku ako postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa. Kao što je spomenuto u poglavlju 2 (Uvjeti koje mora zadovoljiti e-Račun), prema odredbama članka 161. stavka 3. Pravilnika o PDV-u porezni obveznik kod računa u elektroničkom obliku mora osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa i to od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku. Navedeno je obvezan osigurati porezni obveznik koji obavlja isporuku, kao i porezni obveznik koji prima isporuku.

1.12.2018. stupa na snagu zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, po kojemu će sva javna tijela od ove godine u postupcima javne nabave morati zaprimati e-račune, dok je dobavljačima dan rok prilagodbe do 1. srpnja 2019., od kada bi javna nabava uz papirnate račune definitivno trebala otići u povijest. Kao što je već spomenuto

Kako se bliži rok za implementaciju e-računa u javnoj nabavi, tako se o temi e-računa sve više raspravlja u javnosti. Na internetu se u zadnje vrijeme može pronaći jako puno članaka na ovu temu ali većina njih daje necjelovite ili pristrane informacije vezane za proces implementacije e-računa u poslovanje poslovnih subjekata koji se prije svega tiče onih koji sudjeluju u javnoj nabavi te su obveznici primjene novog zakona ali i svih ostalih poslovnih subjekata koji su procesu implementacije ili razmatraju mogućnost implementacije e-računa.

Prema prijedlogu Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, naručitelji su s 1. prosincem 2018. godine obvezni u postupcima javne nabave zaprimati račune u elektroničkom obliku, a od 1.07.2019. svi dobavljači javne nabave moraju izdavati račune i isključivo u elektroničkom obliku.

Kako se naručitelji ne bi morali povezivati sa svakim pojedinim informacijskim posrednikom koji postoji na tržištu, sada se povezuju s jednom centralnom točkom – sustavom e-Račun u javnoj nabavi (servisom FINE e-Račun za državu).

Svi poslovni subjekti koji posluju sa obveznicima primjene Zakona o javnoj nabavi na sljedeće načine se mogu pripremiti za prelazak na novi način poslovanja i slanje strukturiranih elektroničkih računa (e-računa):

1. Direktno iz svog računovodstvenog sustava (ERP sustav)

2. Pojedinačno putem web aplikacije e-Račun za državu

3. Putem informacijskog posrednika

Više o svakom od predviđenih načina slanja e-računa možete pročitati na direktnom linku Finine web stranice: https://www.fina.hr/Default.aspx?sec=1892

E račun je samo jedan korak u sveukupnoj digitalizaciji poslovanja usmjerenog ka konačnom cilju, a to je URED BEZ PAPIRA (E-Poslovanje).

INFOKOM dugotrajno, uporno i sistematski radi na digitalizaciji navedenog cilja od samog početka svog djelovanja. Radi se odvojeno u dvije faze:

1. Prijenos digitalnih podataka unutar sustav KORP

2. Prijenos digitalnih podataka iz sustava KORP

Prva faza odvijala se vođena načelima: Podaci se u sustav unose samo jednom i prenose i koriste za sve ostale obrade u sustavu. Tu fazu davno smo upotpunosti završili.

Drugu fazu nudimo već više godina i do sada smo izradili rješenja za:

  • Slanje obrazaca u digitalnom obliku prema propisanoj strukturi porezne uprave
  • Slanje gotovinskih računa u digitalnom obliku na kontrolu i verifikaciju prema propisanoj strukturi porezne uprave (fiskalizacija)
  • Slanje naloga za plaćanje u digitalnom obliku prema univerzalnom bankarskom standardu
  • Slanje ponuda i nestrukturiranih e-računa
  • Slanje podataka o gostima prema propisanoj strukturi Hrvatske turističke zajednice (E visitor)
  • Slanje podataka u druge komercijalne sustave (web shopovi, channel manageri i sl.)

Paralelno s time radili smo i na arhiviranju podataka, sigurnosti pohrane podataka, ovlaštenjima za pristup podacima, sve sa ciljem olakšavanja pristupa podacima, ubrzavanja procesa, veće zaštite, smanjenja troškova materijala te rada i oslobođenje prostora od registratora sa papirnatim materijalima.

Nakon implementacije e-računa, nastavit ćemo sa prijenosom ostalih dokumenata kao što su e-otpremnica, e-ponuda, e-narudžba, e-cjenik i sl. čime ćemo ostvariti sve pretpostavke za naš i Vaš cilj, a to je URED BEZ PAPIRA, rješenje primjereno 21. stoljeću.